Qui est propriétaire des archives des collectivités ?
Aux termes des articles L.212-6 et L.216-6-1 du code du patrimoine, les collectivités sont propriétaires et responsables de leurs archives.
A qui incombe cette responsabilité ?
Dans le cas des communes, cette responsabilité incombe au maire, sous le contrôle du conseil municipal.
Pour les Établissements de coopération intercommunale (EPCI), elle incombe au président de la structure sous le contrôle du conseil communautaire.
Que faut-il faire après les élections ?
Conformément à l’article 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926, un procès-verbal de récolement des archives communales ou intercommunales doit être établi à chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité ou à chaque changement de président, y compris en cas de réélection du maire ou du président sortant. Ce procès-verbal de récolement doit être établi dans les trois mois suivant l’élection du maire ou du président. Cette obligation relève du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les collectivités, via les Archives départementales de la Mayenne.
Combien d’exemplaires pour le PV ?
Le procès-verbal de récolement devra être rédigé en trois exemplaires, dont l’un devra être retourné aux Archives départementales de la Mayenne soit au format papier (document adressé aux mairies ou aux EPCI par la préfecture) soit de manière dématérialisée en utilisant le site « Démarches numériques ». Le deuxième exemplaire devra être remis au maire ou au président sortant ou conservé en cas de réélection. Enfin, le troisième exemplaire devra être conservé au sein des archives de la commune ou de l’EPCI.
Renseignements
- Nadège BOSSÉ-OLLIVIER
- nbosse@cdg53.fr