Archivage

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« Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité »

(article L.211-1 du Code du patrimoine modifié par la loi n° 2016-925 article 59 du 7 juillet 2016).

Composition et missions du service d'assistance à l'archivage

Afin d’aider et de conseiller les collectivités, les groupements de collectivités et les établissements publics à respecter les différentes dispositions réglementaires en matière d’archivage, le Centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Mayenne a créé en 2006, en partenariat avec le Conseil général de la Mayenne, un service d’assistance à l’archivage. Ce dernier, qui est un service facultatif du CDG, trouve sa base juridique dans l’article 25 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.

Le service d’assistance à l’archivage relève du pôle « Emplois et ressources » du Centre de gestion et est actuellement composé de quatre personnes :

  • Responsable du service : Nadège Bossé-Ollivier
  • Agents du service : Béatrice Lottin, Frédérique Pénin, Elsie Fautrat

Missions du service

Le Centre de gestion propose la mise à disposition des collectivités, groupements de collectivités et établissements publics affiliés d’archivistes disposant de la formation et/ou de l’expérience nécessaires pour :

  • Etablir des diagnostics et des devis sur les travaux à réaliser,
  • Trier les archives selon la réglementation en vigueur et rédiger les demandes de visa d’élimination adressées au directeur des Archives départementales,
  • Classer, analyser, coter et reconditionner les fonds d’archives,
  • Rédiger les instruments de recherche (inventaire détaillé des archives modernes et bordereaux de versement des archives contemporaines),
  • Préparer le dépôt aux Archives départementales des registres d’état civil de plus de 120 ans et des autres archives de plus de 50 ans et rédiger le bordereau de dépôt,
  • Sensibiliser le personnel administratif aux techniques de tri, de classement et de recherche,
  • Mettre en valeur le patrimoine écrit de la collectivité (rédaction d’articles pour le bulletin municipal, organisation de petites expositions, etc.),
  • Conseiller en matière d’aménagement de locaux, de rayonnages ou de restauration de documents.

La mission des archivistes du Centre de gestion ne saurait se substituer à celle que la loi confère aux Archives départementales. Aussi toutes les tâches précédemment énoncées sont effectuées sous le contrôle scientifique et technique du directeur des Archives départementales, par délégation du préfet.

Saisine et modalités d'intervention du service

Pour bénéficier du service d’assistance à l’archivage du Centre de gestion, les collectivités territoriales, groupements de collectivités territoriales ou établissements publics affiliés, peuvent contacter la responsable du service directement par téléphone au 06 33 28 37 93 ou par mail à l’adresse : archiviste.cdg53@yahoo.fr


La réalisation des diagnostics et devis en amont de l’intervention du service est une prestation gratuite du Centre de gestion. Lorsque le devis est accepté par l’organe délibérant de la collectivité, du groupement de collectivités ou de l’établissement public, une convention liant les deux parties et précisant les conditions d’intervention de l’archiviste est alors établie.
Le coût journalier de la mission d’archivage est fixé et réévalué annuellement par le conseil d’administration du Centre de gestion.
L’acquisition du matériel de conditionnement (boîtes de type archives, chemises cartonnées, étiquettes, etc.) ainsi que les frais de destruction des documents à éliminer (incinération ou broyage) sont à la charge de la collectivité, du groupement de collectivités ou de l’établissement public.

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