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publiée le 06/04/2020

Archives communales : n'oubliez-pas le récolement !

A chaque changement de mandature, le maire (ou le président de l’E.P.C.I.) entrant, qu’il soit réélu ou non, est tenu de dresser un procès-verbal de récolement de l’ensemble des documents confiés à sa responsabilité (arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales, art. 4).

Les archives communales et intercommunales, comme toutes les archives publiques, sont imprescriptibles (code du patrimoine, art. L. 212-1) et demeurent la propriété inaliénable de la commune ou de l’E.P.C.I. (code du patrimoine, art. L. 212-6 et L. 212-6-1). Elles sont placées sous la responsabilité civile et pénale du maire ou du président de l’E.P.C.I. Par conséquent, l’un et l’autre auront à répondre pénalement pour tout détournement ou destruction intempestive d’archives (code pénal, art. 322-2 et 432-16).


Le récolement est un recensement des archives présentes en mairie (ou dans l’E.P.C.I.). Il se compose de deux documents :

  • le procès-verbal de récolement qui transfère la responsabilité des archives de l’élu sortant à l’élu entrant,
  • l’état des archives : il s’agit là de constituer un état détaillé de l’ensemble des archives conservées dans les bureaux et dans les locaux d’archivage.

Il vous est demandé de récoler en priorité et de manière précise les principales collections, soit les registres de délibérations, les registres d’arrêtés, les registres paroissiaux (avant 1793) et d’état civil (depuis 1793), les tables décennales, les cadastres napoléonien et rénové, etc....

Pour cela, il vous faut compléter les documents qui vous ont été adressés par la Préfecture de la Mayenne. Malgré le contexte actuel, de manière à vous laisser du temps pour vous organiser, vous pouvez commencer à préparer le procès-verbal de récolement. Ainsi, le moment venu, ce document sera prêt. Vous pouvez également vous aider de cette fiche pratique réalisée par le groupe de travail des archivistes itinérants placé auprès de l'Association nationale des centres de gestion.

Le procès-verbal de récolement et l’état des archives doivent être réalisés en trois exemplaires :

  • un pour le maire (ou président) sortant,
  • un pour les archives de la commune,
  • un pour les Archives départementales (leur envoyer par voie postale ou électronique un exemplaire signé de chaque document).

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