Archivage

Réglementation et prestations

Définition des archives et réglementation

« Les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (article L.211-1 du Code du patrimoine modifié par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008, articles 1 et 2).

Les collectivités territoriales et les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) sont propriétaires de leurs archives et doivent à ce titre en assurer leur conservation, leur communication et leur mise en valeur dans le respect des règles fixées par l’État.

Les articles L.1421-3 et L.1421-6 du Code général des collectivités territoriales rappellent l’obligation pour les communes d’assurer la conservation des archives communales et soulignent le caractère obligatoire des dépenses nécessaires à cette conservation.

Les maires des communes et les présidents des établissements publics de coopération intercommunale sont responsables civilement et pénalement de leurs archives (article 19 de la loi du 15 juillet 2008).

Au-delà de l’aspect légal, la bonne conservation des archives permet d’assurer la gestion administrative des services au quotidien, la justification des droits des personnes physiques ou morales ainsi que la sauvegarde et la mise en valeur du patrimoine écrit des collectivités et des EPCI.

Afin d’aider et de conseiller les collectivités et les EPCI dans cette mission obligatoire, le Centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Mayenne a créé en 2006, et en partenariat avec le Conseil général de la Mayenne, un service d’assistance à l’archivage. Ce dernier trouve sa base juridique dans l’article 25 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.

Missions du service d'assistance à l'archivage

Le Centre de gestion met à disposition des collectivités et EPCI affiliés une archiviste disposant de la formation et de l’expérience nécessaires pour :

  • établir des diagnostics et des devis sur les travaux à réaliser,
  • trier les archives selon la réglementation en vigueur,
  • rédiger les demandes de visa d’élimination,
  • analyser, classer, coter et reconditionner les fonds des collectivités,
  • rédiger les instruments de recherche,
  • sensibiliser le personnel administratif aux techniques de tri, de classement et de recherche de documents,
  • mettre en valeur le patrimoine écrit de la collectivité (rédaction d’articles pour le bulletin municipal, organisation de petites expositions …),
  • conseiller en matière de restauration de documents, d’acquisition de rayonnages et d’aménagement de locaux archives.

La mission de l’archiviste ne peut se substituer à celle que la loi confère aux Archives départementales. Tous les travaux du service d’assistance à l’archivage du Centre de gestion s’effectuent sous le contrôle scientifique et technique du directeur des Archives départementales de la Mayenne.

Adhésion au service et tarifs

La réalisation de diagnostics et de devis dans les collectivités et les EPCI souhaitant bénéficier du service d’assistance à l’archivage est une prestation gratuite du Centre de gestion. Si le devis est accepté par l’organe délibérant de la collectivité, une convention liant les deux parties et précisant les conditions d’intervention de l’archiviste est alors établie.

Le coût journalier des missions est fixé et réévalué annuellement par le conseil d’administration du Centre de gestion.

L’acquisition du matériel de conditionnement (boîtes de type archives, chemises cartonnées, étiquettes…) ainsi que les frais de destruction des documents à éliminer (incinération ou broyage) sont à la charge de la collectivité.

Après l'intervention de l'archiviste

Après l'intervention de l'archiviste

Avant l'intervention de l'archiviste

Avant l'intervention de l'archiviste

Avant l'intervention de l'archiviste

Avant l'intervention de l'archiviste

Après l'intervention de l'archiviste
Avant l'intervention de l'archiviste
Avant l'intervention de l'archiviste

Contact

Nadège BOSSÉ-OLLIVIER

Tél : 06 33 28 37 93

Mail : archiviste.cdg53@yahoo.fr